TIPS ABC PENGURUSAN SEKOLAH

TAJUK: TIP ABC PENGURUSAN SEKOLAH

PENGARANG: Haji Md Kasim Bin Md Noah

MUKA SURAT: 140 m/s

                Penulis buku ini merupakan ketua Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor. Keunikan buku ini terletak pada pendekatan yang digunakan dalam membicarakan pengurusan dan amalan pendidikan di sekolah. Skop yang dibincangkan mencakupi semua aspek pengurusan sekolah, disusun dengan teliti, menarik dan menggunakan bahasa yang mudah difahami oleh pembaca. Buku ini juga menyelitkan kisah sebenar sebagai contoh yang wajar dijadikan iktibar.

                Judulnya ringkas, tetapi member pengertian yang signifikan. Kenapa ABC? Kerana ia memudahkan kita mengingat dan membuat gabung jalin dari pengalaman harian. Kenapa TIPS? Kerana isi penting yang disampaikan berbentuk maklumat-maklumat yang disusun berdasarkan pengalaman dan memerlukan tindakan. Akhir sekali kenapa PENGURUS? Kerana Pengurusan sekolah merupakan pihak yang bertanggungjawab menguruskan segala yang berlaku di sekolah, dari A sampai ke Z.

                Secara ringkas, turutan TIP ABC Pengurusan Sekolah menyentuh aspek berikut:

A-     Apa tugas kita, apa fungsi kita. Fahami dan tuliskan supaya semua pihak menyedari setiap personel mempunyai fungsi penting sebagai pelengkap kepada sistem.

B-      Berapa banyak tugasan yang perlu kita lakukan? Semakin tinggi status seseorang, maka tugasan semakin bertambah. Kewajaran merancang, mengatur, membuat giliran dan mentakwimkan tugasan merupakan sesuatu yang tidak dapat dikesampingkan.

C-      Cara bagaimana kita melaksanakan tugas dan fungsi kita perlu jelas. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja merupakan perkara lazim yang amat penting. Mengadakan aturcara pentadbiran bagi setiap majlis yang dikelolakan merupakan suatu yang amat hebat.

D-     Dokumentasikan semua tugasan kita. Tulislah apa yang kita buat, buatlah apa yang kita tulis, dan yang paling penting, tunjukkan bukti.  Budaya pengurus mengejar dokumen prestasi pegawai seharusnya ditukar menjadi pegawai sendiri yang ghairah berbincang dan mendokumentasikan tugasan mereka.

E-      Edaran bagi aktiviti perlu dibuat untuk menJUAL organisasi seluas mungkin. Membina portal, web, dan laman social rasmi merupakan satu keperluan pada zaman teknologi ini. Jika mampu, usahakan untuk menjalin kerjasama erat dengan pihak akhbar. Berusaha mendapatkan 3 liputan positif bersama media adalah amat berharga kerana tanpa disedari  setiap tahun, sekurang-kurangnya satu liputan negatif media terhadap sekolah pasti berlaku.

F-      Ketahui dan Fahami Faktor kejayaan organisasi. Organisasi yang membuat analisis SWOT adalah hebat, tetapi tidak dapat menandingi kehebatan organisasi yang BERTINDAK dengan berkesan berdasarkan analisis SWOT yang mereka bina. Semasa mencari kekuatan, seeloknya pengurus sedar kewujudan faktor luar yang menyokong kejayaan organisasi. Raikannya dan jangan terlalu memperbesarkan faktor yang dating dari diri sendiri. Apabila memahami faktor kekuatan, maka setiap pengurus wajar menyedari bahawa faktor kekuatan itu merupakan faktor kelemahan organisasi sekiranya wujud unsure sabotaj. Berhati-hati dengan “backfire” ini.

G-     Gangguan organisasi hendaklah disedari, dikaji dan diminimumkan. Gangguan boleh berubah bentuk sekiranya tidak diatasi pada peringkat akar. Justeru, menyelesaikan BASIC NEEDS organisasi merupakan misi penting dalam pengurusan gangguan. Masalah gangguan komunikasi juga wajar diambil perhatian. Ajarlah organisasi bertanggungjawab kepada setiap kenyataan yang dibuat dan pastikan setiap maklumat dari sumber yang sahih.

H-     Hasil produktiviti organisasi wajar dikira dari impak yang diperolehi. Adakah organisasi telah menghasilkan impak yang maksimum? Berkesan atau tidak? Ada perubahan atau tidak? Bergerak atau tidak? Seronok atau tidak? Penat atau tidak? Kita harus menyedari pelanggan ingin melihat HASIL dan pemerhati turut berminat dengan PENINGKATAN HASIL. Sifat manusia biasanya sentiasa mengharapkan sesuatu yang hebat dari kita, tetapi perlu disedari bahawa tidak menghargai benda hebat yang kita buat itu pun sifat biasa manusia.

I-        Individu yang ada dalam organisasi perlu difahami naluri dan kepakaran mereka. Mengurus individu merupakan satu cabaran. Individu terbentuk dari pengalaman dan kecerdasan. Ada yang pandai, tapi kerjanya memandai-mandai. Ada yang berakal, tetapi kerjanya mengakal orang. Ada yang bodoh, tetapi tak suka diperbodoh. Ada yang malas, tetapi jangan biar dia jadi pemalas.  Wujudkan ‘organisasi pembelajar’ yang sentiasa suka belajar dan meneroka perkara baru bagi mempertingkatkan potensi diri untuk dimanfaatkan oleh organisasi.

J-       Jaminan apakah yang anda berikan kepada pelanggan? Pastikan jaminan itu sesuatu  yang pasti (boleh diukur). Teori karipap adalah sebutan biasa dalam membincangkan jaminan kuliti. Semua orang biasa makan karipap, atau membeli karipap. Orang yang membuat karipap itu pun sibuk membuat karipap dangan banyak. Pernahkah anda terfikir, seorang anak kecil yang hanya ada duit hanya cukup untuk membeli sekeping karipap beratur panjang di hadapan kaunter untuk membeli kuih kegemarannya? Dari jauh dia suadah mengintai karipap yang paling cantik lipatannya, paling besar dan paling menarik warna nya. Dia akan meneliti dan menggoncang-goncang karipap itu sebelum memakannya. Inilah yang tidak pernah difikirkan oleh si pembuat karipap. Kita menjual banyak, PELANGGAN hanya dapat satu. Yang satu itulah kita mesti jamin kualitinya seperti yang banyak itu. Yang satu itulah yang akan dikomplen oleh pelanggan. Yang satu itulah yang akan disebut orang. Lebih-lebih lagi yang satu itu untuk anak kecik dari keluarga yang miskin.

K-      Kesetiaan kepada organisasi atau sekadar menjaga kepentingan dan keselesaan diri sendiri? Kesetiaan kepada organisasi adalah apabila kita mengambil tanggungjawab dalam tangan kita dan membantu pelanggan untuk berpuas hati. Sikap lepas tnagan baik untuk menjaga keselesaan kedudukan kita tetapi tidak baik untuk pelanggan dan organisasi. Tanamkan dan tampalkan label TOLONG atas dahi semua kakitangan termasuk dahi kita juga.

L-       Laporan kepada pihak atasan adalah satu kemestian. Setiap sesuatu mesti dalam pengetahuan bos kita. Belajarlah untuk melapor dengan ringkas dan bermaklumat. Kita mesti tahu apa maklumat yang diperlukan oleh bos dan berikan cadangan tindakan yang boleh digunakan.  Elakkan member maklumat palsu kerana bos memerlukan maklumat untuk menjawab dengan pihak tertentu dengan cepat dan tepat.

M-   Mentor sebagai sahabat dalam pengurusan. Professional biasanya mempunyai forum khas untuk mereka berbincang. Sebagai pengurus, amalkan budaya mendapatkan pandangan dalam apa jua perkara. Mentor tak semestinya orang yang  berpengaruh dan mentor hanya akan memberikan maklumat dengan berani dan jujur bukannya nasihat atau hasutan.

N-     Nisbah hasil kerja dengan sumber yang telah digunakan haruslah sepadan.  Amalkan budaya mengira per unit bagi setiap kos yang dikeluarkan. Kirakan per jam, per hari dan per kepala bagi setiap kos untuk disetarakan dengan impak sesuatu program. Pengurus yang hebat adalah mereka yang boleh menghasilkan panglima yang hebat. Panglma yang hebat mempunyai soldadu yang hebat dibawah kawalannya. Kalau pengurus hanya perlu mengarahkan panglima perang untuk menggerakkan soldadu, maka kita hanya perlu member taklimat tempur kepada para penglima, tidak perlu memanggil semua soldadu. Kesan rantaian ini dikenali sebagai “Multiplier Factor”

O-     Organisasi yang digeruni . organisasi umpama sebuah kenderaan, kitalah sebagai pemandunya. Kalau bernasib baik dapat memandu kereta Ferrari. Kalau memandu Kereta HEbat, maka gaya pemanduan, halaju kereta, penjagaan dan aksesori mestilah sesuai dengan kondisi kereta.  Pengurus harus sentiasa kekalkan prestasi 110% sekiranya ingin organisasi bergerak dengan kelajuan 100%.

P-      Pengiktirafan perlu diberikan setiap masa sebelum, semasa dan selepas peristiwa. Ingatkan organisasi tentang pengiktirafan yang diberikan. Jadikanlah setiap pengiktirafan itu bernilai dan bermakna. Sekiranya sesuai, wujudkan WALL OF FAME di galeri organisasi anda. Sekiranya anda menguruskan ahli, janganlah malu untuk meminta sekeping sijing pengiktirafan itu untuk ahli organisasi kita.

Q-     Quality: sentiasa amalkan kualiti dalam pengurusan. Kita perlu ada standard sendiri atau memakai standard organisasi lain.  Standard ini boleh diterjemah dalam bentuk markah, peratus atau gred. Sentiasalah membuat post-mortem dalam setiap aktiviti dan sentiasa baca laporan aktiviti untuk mendapatkan senarai kelemahan semasa aktiviti berjalan. Biasakan diri bertanya soalan apabila kita melihat sesuatu dalam organisasi: Apabila kita lihat fail: tanyakan adakah fail itu ikut garis panduan?. Apabila kita lihat kawasan: tanyakan adakah status tanah dan kawasan itu disimpan? Apabila kita buat kerja: tanyakan manakah manual prosedur atau fail mejanya? Apabila membuat keputusan: apakah terma rujukan surat atau pekelilingnya? Apabila kata keselamatan: apakah indeks yang dipakai? Apabila kata pengurusan baik: apakah standard yang diguna pakai? Apabila kita berbelanja: Apakah sumber kuasa yang ada? Apabila kita bertindak: Peraturan mana di tangan kita? Apabila kerja berpasukan: berapa matriks kekuatan pasukan kita? Jika buat kerja: berapa jam kredit yang diperlukan? Jika kita jadi pengerusi, tanyakan berapa kali setahun kita bermesyuarat?

R-      Resources:  Wujudkan sumber rujukan bagi keperluan peningkatan kecekapan organisasi. Sediakan bahan secukupnya: buku, kertas minit, gambar dan sebagainya. Simpan untuk tempoh yang lama kerana bahan lama sering diadikan rujukan. Selalulah bertanya kenapa kita perlu buat macam ni. Apa punca kuasa kita buat macam ni. Siapa suruh? Mana pekelilingnya? Tunjuk mana arahan? Tunjuk pada saya punca kuasanya. Walaupun telah diputuskan dalam mesyuarat, mesti dapat dirujuk minitnya.

S-      Siasatlah semua isu dengan timbang tara dan buatlah kajian demi penambahbaikan. Seeloknya pengurus perlu menerima laporan dari segala sumber. Janganlah cari kesalahan tetapi cuba lihat bagaimana sistem beroperasi dan lihat individu yang melaksanakan sistem . buat penambahbaikan sekiranya perlu. Jangan salahkan insiden, tetapi tengok bagaimana kita mengawal kesan tindakan itu (control the consequences).

T-      Toleransi kepada perlakuan organisasi perlu dihadkan.  Toleransi pengurus dalam pengurusan perlu diberikan tanda agar organisasi jelas dan memahami tingkahlaku yang sepatutnya dalam organisasi. Kecenderungan setiap individu untuk berasa selesa adalah sama. Organisasi yang harus menentukan tahap keselesaan personelnya. Had toleransi harus sentiasa ditingkatkan agar organisasi bergerak melebihi kebiasaanya.

U-     Universal: letakkan organisasi si peringkat yang paling tinggi. Untuk berfikir universal, kita perlu berfikir di luar kotak kebiasaan. Cuba kita fikirka, kita dilatih 10 tahun dahulu. Cikgu-cikgu disekolah mendapat ilmu juga 10 tahun lebih lewat. Sedangkan anak murid kita akan menggunakan ilmu yang kita terima 10 tahu lalu, yang baru disampaikan sekarang  untuk 10 tahun yang akan dating.  Justeru, sentiasa pastikan bahawa apa sahaj yang dilakukan akan bermanfaat untuk 20 tahun yang akan dating.

V-     Ssdssddwswer swwsVisi dan misi mestilah jelas dan difahami. Visi dan misi merupakan nyawa kepada organisasi yang mesti didukung, dijunjung oleh setiap individu dalam organisasi. Orang kecil bercakap perkara kecil, orang besar bercakap perkara yang besar. Orang kecil jadi besar apabila bercakap perkara yang besar, dan orang besar jadi kecil apabila bercakap perkara yang kecil. Pasukan kecil jadi kuat apabila semua menunjukkan kepakarannya. Pasukan besar jadi lemah apabila semua ahlinya melakukan perkara biasa. Selain visi dan misi, wawasan organisasi juga perlu dibina dan sentiasa melihat ke hadapan. Jangan bergaduh pada perkara yang lepas dan sediakan organisasi untuk mereka yang akan menggantikan kita. Kita harus sentiasa ingat bahawa tugas memimpin organisasi umpama seorang pelari berganti-ganti. Kita bukan pelari terakhir, organisasi tidak akan berhenti walaupun kita menamatkan larian. Jangan sesekali jatuhkan baton atau melambatkan larian sehinggalah kita menyerahkannya kepada pelari seterusnya.

W-   Wahana/ wadah. Apakah wadah (vehicle) yang boleh membawa kita kepada kecemerlangan organisasi? Di dalam dan di sekeliling organisasi terdapat banyak jawatankuasa, panel, majlis, forum, oersatuan dan badan perhubungan. Ada yang mantap dan ada juga yang tidak. Ada yang penting tetapi tidak hidup. Ada yang lari dari fungsi, ada yang memakan banyak sumber dan kos tetapi impak kepada organisasi sangat kurang.  Pengurus digalakkan agar menyenaraikan forum yang wujud. Pastikan bahawa setiap fungsi dalam organisasi disokong oleh forum yang berlainan.

X-      X-tra JOB.  Pengurus haruslah mengambil kira kerja tambahan yang terpaksa ditanggung oleh organisasi.  Sekiranya terdapat personel yang hebat dalam organisasi, beri mereka galakan dan pastikan mereka memberi sumbangan. Pastikan kehebatannya dihargai terlebih dahulu sebelum orang lain menghargai sumbangannya, tetapi organisasi kita meminggirkannya.

Y-      Yakin BOLEH. Pengurus perlu keyakinan yang lebih tinggi dari semua ahli dalam organisasi. Bak kata pepatah, patah sayap, bertongkat paruh. Memang sukar membuat perubahan pada  organisasi yang sakit dan yang tidak biasa keluar dari kebiasaan. Jangan sesekali katakana, “saya pun tak tahu hendak buat apa lagi” pengurus mestilah berfikir kreatif, barulah organisasi akan jadi kreatif dan berdaya saing.

Z-      Ziarahlah kawan walau siapa apa pun statusnya. Lihatlah mereka ketika susah dan senag. Datanglah melihat organisasi ketika merayakan kejayaan. Datanglah membantu organisasi yang ditimpa musibah. Disitu letaknya kawan dan lawan. Disitulah sebenarnya penyembuh luka dan duka. Sekiranya organisasi kita dilanda musibah, panggilan dari seorang rakan sebenarnya sudah cukup untuk menyembuhkan semangat. Sumbangan kecil kita kepada rakan yang dalam kesukaran sebenarnya banyak membantu organisasinya untuk bangkit.

Saya yakin, buku ini mampu menjadi titik tolak kepad apenghasilan labih banyak lagi karya yang dapat memberi manfaat kepada semua pengamal dan pengurus pendidikan yang berasa di lapangan.

www.cikguhairul.edu.my boleh dihubungi melalui FB dan YM di cikgu.hairul@yahoo.com atau SMS 0142105606